Prawidłowo skonstruowany statut stanowi fundament dla każdej fundacji lub stowarzyszenia. Dokument ten definiuje strukturę organizacyjną, zasady funkcjonowania, prawa i obowiązki członków oraz sposób zarządzania majątkiem. Jego treść musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa oraz odpowiadać na specyficzne potrzeby danej organizacji. Poniższy artykuł omawia kluczowe elementy i etapy sporządzania statutu, wskazując praktyczne rozwiązania oraz najczęściej popełniane błędy.
Definiowanie celów i zasad działalności
Precyzyjne określenie misji
Podstawą każdego dokumentu statutowego jest jasne sformułowanie cele i wartości, które przyświecają organizacji. Należy wskazać:
- zakres działalności, czyli obszary, w których fundacja lub stowarzyszenie będzie działać;
- grupy docelowe – beneficjentów inicjatyw;
- długofalowe zamierzenia oraz mierniki sukcesu.
Prawidłowe zdefiniowanie misji ułatwia późniejsze podejmowanie decyzji oraz pozyskiwanie środków finansowych. Warto pamiętać, że zbyt ogólne zapisy mogą utrudnić realizację konkretnych projektów oraz rodzić niejasności w relacjach z organami nadzoru.
Zasady etyczne i operacyjne
W statucie powinny znaleźć się postanowienia dotyczące zasady podejmowania decyzji, trybu zbierania głosów oraz obowiązków etycznych członków. Dobrze jest uwzględnić:
- zasady transparentności i jawności działań;
- procedury zapobiegania konfliktom interesów;
- reguły odpowiedzialności dyscyplinarnej.
Stworzenie zrozumiałego ramowego systemu zasad operacyjnych sprzyja budowaniu zaufania wewnątrz organizacji i w kontaktach z partnerami.
Budowa struktury organizacyjnej
Organy zarządzające i kontrolne
Dokument statutowy musi określać, jakie organy będą kierować organizacją oraz w jakim zakresie uprawnień. Standardowy model obejmuje:
- zarząd – odpowiedzialny za bieżące zarządzanie i reprezentację;
- radę nadzorczą lub komisję rewizyjną – pełniącą funkcję kontrolną;
- w niektórych przypadkach walne zgromadzenie członków jako najwyższy organ decyzyjny.
Każdy z organów powinien mieć jasno opisane kompetencje, kadencję i sposób powoływania. Warto przewidzieć również mechanizmy zastępowania członków organów w razie rezygnacji lub odwołania.
Podział kompetencji i sposób podejmowania uchwał
W statucie warto uwzględnić szczegółowy tryb podejmowania uchwał, wskazując:
- warunki ważności zwołania posiedzenia;
- wymaganą większość głosów;
- możliwość głosowania elektronicznego lub korespondencyjnego.
Precyzyjne regulacje eliminują ryzyko sporów proceduralnych i przyspieszają proces decyzyjny.
Postanowienia dotyczące członkostwa
Warunki i procedury przyjmowania członków
Określenie zasad nabywania i utraty członkostwa jest kluczowe dla stabilności organizacji. Statut powinien wskazywać:
- kryteria uprawniające do ubiegania się o członkostwo;
- tryb składania wniosków i akceptacji;
- prawa (np. głosowania) oraz obowiązki (np. składki).
W przypadku stowarzyszeń istnieje obowiązek wymienienia dwóch członków-założycieli, natomiast fundacja nie przewiduje członkostwa, lecz fundatora i organy.
Wygaśnięcie członkostwa i kary porządkowe
Statut powinien zawierać katalog sytuacji skutkujących wygaśnięciem członkostwa, takich jak:
- dobrowolna rezygnacja;
- śmierć lub utrata zdolności prawnej;
- skreślenie za nieuiszczenie składek lub działanie na szkodę organizacji.
Warto również opisać procedury odwoławcze od decyzji dyscyplinarnych.
Regulacje finansowe i majątkowe
Źródła finansowania
W statucie należy opisać sposoby pozyskiwania środków na działalność, w tym:
- darowizny, spadki i zapisy;
- dotacje i subwencje;
- dochody z działalności gospodarczej lub odpłatnej działalności pożytku publicznego.
Dokładne określenie źródeł finansowania pomaga w zachowaniu transparentności oraz właściwym rozliczeniu się przed organami >rejestracyjnymi i skarbowymi.
Zasady gospodarowania majątkiem
Postanowienia dotyczą sposobu zarządzania składnikami majątkowymi, takimi jak nieruchomości lub środki trwałe. Warto zawrzeć:
- uprawnienia zarządu do dysponowania środkami;
- konieczność uzyskania zgody organu kontrolnego przy znaczących transakcjach;
- zasady tworzenia i przeznaczania funduszu statutowego.
Precyzyjne regulacje minimalizują ryzyko nadużyć i ułatwiają audyt finansowy.
Modyfikacje statutu i rozwiązanie organizacji
Procedura zmiany postanowień statutowych
Zmiana postanowień statutu wymaga zachowania określonej większości głosów. Statut powinien określać:
- organ uprawniony do wprowadzania zmian;
- wymaganą liczbę członków biorących udział w głosowaniu;
- minimalny próg zwycięskiej większości.
Dobrze jest zarezerwować możliwość konsultacji zmian z prawnikiem specjalizującym się w prawie organizacji pozarządowych.
Warunki rozwiązania
Postanowienia o rozwiązaniu fundacji lub stowarzyszenia powinny wskazywać:
- przyczyny rozwiązania;
- tryb likwidacji oraz wyznaczenie likwidatorów;
- przeznaczenie pozostałego majątku.
Elementy te zapewniają uporządkowane zakończenie działalności i właściwe rozliczenie zobowiązań.
