W praktyce obrotu gospodarczego i w życiu prywatnym zawieramy setki umów, często nie zastanawiając się, czy powinny mieć one formę pisemną, ustną, czy może jeszcze inną. Zakupy w sklepie, zamówienie taksówki, wynajem mieszkania czy zlecenie remontu – to wszystko są umowy. Wiele osób zakłada, że dopiero podpis na kartce papieru „robi” umowę ważną w świetle prawa. Tymczasem polskie przepisy są w tej kwestii bardziej elastyczne, a jednocześnie w niektórych sytuacjach bardzo rygorystyczne. Warto więc wiedzieć, kiedy forma jest dowolna, kiedy pisemna, a kiedy potrzebny jest akt notarialny. Zanim zdecydujesz się na ważne zobowiązanie, dobrze jest poznać podstawowe zasady dotyczące formy czynności prawnych. To pozwoli uniknąć nieważności umowy albo problemów z jej udowodnieniem w razie sporu. Jeśli potrzebujesz praktycznych wskazówek, kiedy i jak zawierać umowy, przydatne informacje znajdziesz na stronie zawarcieumowy.pl, gdzie zagadnienia te są omówione z punktu widzenia konsumenta i przedsiębiorcy.
Forma czynności prawnych – punkt wyjścia
Podstawowa zasada polskiego prawa cywilnego jest prosta: co do zasady strony mają swobodę w wyborze formy, w jakiej zawierają umowę. Oznacza to, że umowa może zostać zawarta ustnie, w sposób dorozumiany (np. przez samo zachowanie, jak zapłata w sklepie), pisemnie, elektronicznie czy w formie aktu notarialnego. Kluczowe znaczenie ma art. 60 i następne Kodeksu cywilnego, które mówią o sposobach wyrażenia woli. Istnieją jednak liczne wyjątki, w których ustawodawca zastrzega konkretną formę, zwłaszcza gdy chodzi o prawa majątkowe o dużej wartości lub potrzebę szczególnego zabezpieczenia stron. Znajomość tych wyjątków pozwala uniknąć pułapki polegającej na zawarciu umowy, która będzie nieważna albo trudna do udowodnienia.
Forma dowolna a forma zastrzeżona przez ustawę
W większości codziennych sytuacji obowiązuje forma dowolna: można zawrzeć umowę ustnie, mailowo, przez komunikator czy po prostu przez dokonanie odpowiedniej czynności. Ważne jest, by można było ustalić zgodne oświadczenia woli stron i ich treść. Jednak przy licznych umowach ustawodawca zastrzegł konieczność zachowania określonej formy, np. pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub aktu notarialnego. W takich przypadkach mówimy, że forma jest zastrzeżona „pod rygorem nieważności” albo „dla celów dowodowych”. Rozróżnienie to ma ogromne znaczenie praktyczne, ponieważ w jednym wypadku niezachowanie formy przekreśla w ogóle powstanie ważnego zobowiązania, w drugim – utrudnia jedynie dochodzenie swoich racji przed sądem.
Forma pisemna – kiedy jest wymagana?
Forma pisemna polega na złożeniu oświadczenia woli na nośniku z podpisem osoby składającej oświadczenie. Może to być klasyczny papier z własnoręcznym podpisem, ale także np. wydruk podpisany odręcznie. Z punktu widzenia prawa istotne jest, aby z dokumentu wynikała treść oświadczenia oraz dało się zidentyfikować osobę składającą to oświadczenie. Ustawa może wymagać formy pisemnej pod różnymi rygorami. W praktyce często spotyka się zastrzeżenie formy pisemnej dla zawarcia umów pożyczek powyżej określonej kwoty, różnych umów w obrocie gospodarczym, a także w sytuacjach, w których jedna ze stron ma być szczególnie chroniona.
Rygor nieważności a rygor dla celów dowodowych
Najważniejsze jest odróżnienie zastrzeżenia formy pisemnej pod rygorem nieważności od zastrzeżenia jej jedynie dla celów dowodowych. Jeżeli ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, niezachowanie tej formy powoduje, że umowa w ogóle nie dochodzi do skutku. Strony nie mogą skutecznie dochodzić roszczeń wynikających z takiej nieważnej umowy. Natomiast zastrzeżenie formy pisemnej dla celów dowodowych oznacza, że umowa zawarta bez zachowania formy jest ważna, lecz w razie sporu wystąpią ograniczenia w posługiwaniu się dowodami z zeznań świadków lub z przesłuchania stron. Te różnice przekładają się na praktyczne ryzyko: w jednym przypadku ryzykujemy utratę wszystkich praw, w drugim – trudności procesowe w sądzie.
Umowy, które wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności
Do umów, dla których ustawa przewiduje wymóg formy pisemnej pod rygorem nieważności, należą m.in. niektóre umowy poręczenia, umowy przewłaszczenia na zabezpieczenie, umowy dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych (gdy prawo tak stanowi), czy umowy leasingu w określonych wariantach. Jeżeli strony nie zachowają formy pisemnej tam, gdzie ustawodawca jej wymaga, nie mogą później powoływać się na ważne zawarcie umowy. Co ważne, samo rozpoczęcie wykonywania świadczeń, np. wydanie rzeczy czy zapłata, nie „naprawia” braku wymaganej formy pisemnej. Z tego powodu w przypadku bardziej złożonych lub długoterminowych stosunków prawnych lepiej z góry zadbać o dokument, który w sposób jasny i kompletny opisze ustalenia stron.
Umowy, dla których forma pisemna jest potrzebna dla celów dowodowych
W innych sytuacjach forma pisemna jest wymagana tylko dla celów dowodowych. Klasyczny przykład to pożyczka między osobami fizycznymi przekraczająca określoną kwotę. Niezachowanie formy pisemnej nie unieważnia takiej umowy, ale powoduje, że w razie sporu może pojawić się ograniczenie w korzystaniu z dowodu z zeznań świadków lub z przesłuchania stron. Ustawodawca zakłada, że przy większych kwotach rozsądne jest utrwalenie ustaleń na piśmie. W praktyce, nawet jeśli forma pisemna nie jest wymagana pod rygorem nieważności, warto ją zachować, aby mieć wyraźny punkt odniesienia dla obu stron i uniknąć sytuacji „słowo przeciwko słowu”.
Forma dokumentowa – e‑maile, SMS-y i komunikatory
W polskim prawie funkcjonuje również pojęcie formy dokumentowej. Jest ona spełniona, gdy oświadczenie woli zostaje utrwalone w jakikolwiek sposób, umożliwiający wielokrotne odtwarzanie jego treści, oraz można zidentyfikować osobę składającą oświadczenie. Oznacza to, że korespondencja mailowa, wiadomości SMS czy komunikatory internetowe mogą stanowić formę dokumentową. Niekiedy przepisy zastrzegają, że dana umowa powinna być zawarta co najmniej w formie dokumentowej, co otwiera drogę do wygodnego zawierania kontraktów na odległość. Taka forma jest często wystarczająca w relacjach między przedsiębiorcami lub przy umowach, w których ustawodawca nie wymaga wyższej formy, np. pisemnej lub notarialnej.
Forma elektroniczna – podpis elektroniczny
Forma elektroniczna to szczególna postać formy pisemnej. Aby była równoważna z formą pisemną, wymagane jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który zapewnia identyfikację osoby składającej oświadczenie i integralność dokumentu. Podpis taki ma w świetle prawa taką samą moc jak podpis własnoręczny. W praktyce oznacza to, że wiele umów wymagających formy pisemnej można dziś zawrzeć zdalnie, bez tradycyjnego papieru, jeśli strony dysponują odpowiednim podpisem elektronicznym. Jest to szczególnie istotne w obrocie profesjonalnym, przy umowach z kontrahentami zagranicznymi, a także przy kontraktach zawieranych z administracją publiczną.
Umowy wymagające aktu notarialnego
Najbardziej sformalizowaną postacią jest forma aktu notarialnego. Wymaga ona udziału notariusza, który sporządza dokument i czuwa nad prawidłowością oświadczeń woli stron. Umowy wymagające aktu notarialnego dotyczą z reguły znaczących praw majątkowych, np. przeniesienia własności nieruchomości, ustanowienia użytkowania wieczystego, niektórych umów spółek lub ich zmian. Niezachowanie formy aktu notarialnego tam, gdzie jest ona wymagana, co do zasady skutkuje nieważnością umowy. Rola notariusza polega nie tylko na potwierdzeniu tożsamości stron, ale również na wyjaśnieniu konsekwencji prawnych danej czynności, co ma chronić uczestników obrotu przed pochopnymi decyzjami i nadużyciami.
Umowy sprzedaży – kiedy wystarczy forma ustna?
Zawierając codzienne transakcje, np. robiąc zakupy, rzadko zastanawiamy się nad formą. Umowa sprzedaży rzeczy ruchomych zazwyczaj nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wystarczające jest zgodne oświadczenie woli stron – sprzedawca oferuje towar, kupujący wyraża wolę zakupu i płaci cenę. Dowodem zawarcia umowy jest najczęściej paragon lub faktura, ale sama umowa powstaje już w momencie porozumienia co do istotnych postanowień (przedmiot, cena). Inaczej jest przy sprzedaży nieruchomości, gdzie wymagana jest forma aktu notarialnego. Granica między prostą codzienną sprzedażą a czynnością wymagającą wysokiej formy zależy więc od rodzaju przedmiotu i wartości transakcji.
Najem i dzierżawa – forma i czas trwania
Umowy najmu i dzierżawy w wielu przypadkach mogą być zawierane ustnie, zwłaszcza jeśli ich czas trwania jest krótszy niż rok. Jednak dla umów najmu zawieranych na dłuższy okres ustawodawca przewiduje wymóg formy pisemnej dla celów dowodowych, co oznacza, że w razie sporu łatwiej będzie udowodnić ustalenia dzięki dokumentowi. W praktyce najem lokali mieszkalnych i użytkowych jest zwykle dokumentowany na piśmie, aby precyzyjnie określić wysokość czynszu, termin płatności, zasady eksploatacji i odpowiedzialności za szkody. Brak pisemnej umowy może prowadzić do sporów co do zakresu obowiązków stron, zwłaszcza przy długotrwałych stosunkach najmu.
Umowy w obrocie konsumenckim i gospodarczym
W relacjach konsument–przedsiębiorca często spotyka się wzorce umowne, regulaminy i ogólne warunki świadczenia usług. Umowy te mogą być zawierane na odległość, przez internet, telefonicznie czy przy wykorzystaniu aplikacji. Forma pisemna nie zawsze jest wymagana dla ważności, jednak przepisy o ochronie konsumenta nakładają na przedsiębiorcę obowiązki informacyjne oraz wymóg utrwalenia treści umowy lub potwierdzenia jej na trwałym nośniku. W obrocie profesjonalnym natomiast dominują umowy pisemne lub elektroniczne, zwłaszcza tam, gdzie chodzi o znaczne wartości, długoterminowe kontrakty czy złożone świadczenia. Sporządzenie pisemnej umowy pozwala ułożyć relacje między stronami w sposób przewidywalny i ograniczyć ryzyko sporów.
Konsekwencje braku wymaganej formy
Skutki niezachowania wymaganej formy umowy zależą od tego, jaki rygor przewidział ustawodawca. Jeżeli forma została zastrzeżona pod rygorem nieważności, umowa w ogóle nie powstaje – nie ma ważnego zobowiązania, a świadczenia spełnione mogą podlegać zwrotowi jako nienależne. Przy formie zastrzeżonej dla celów dowodowych umowa jest ważna, lecz w procesie sądowym mogą być ograniczone możliwości dowodzenia jej treści i faktu zawarcia. Dodatkowo brak pisemnej umowy utrudnia precyzyjne ustalenie, jakie były ustalenia stron, co może prowadzić do przedłużających się sporów i niepewności prawnej. Z tego względu, nawet gdy prawo nie wymaga pisma, dokumentowanie ważniejszych uzgodnień jest rozwiązaniem bezpieczniejszym.
Dlaczego mimo braku obowiązku warto spisać umowę?
Nawet wtedy, gdy forma pisemna nie jest warunkiem ważności, spisanie umowy ma liczne zalety praktyczne. Po pierwsze, pozwala dokładnie określić przedmiot świadczeń, terminy, wynagrodzenie, odpowiedzialność za opóźnienia czy wady. Po drugie, działa prewencyjnie: strony, widząc zapisy „na papierze”, częściej dostrzegają ewentualne nieporozumienia jeszcze przed podpisaniem. Po trzecie, pisemny dokument jest silnym dowodem w razie sporu. Nawet prosta umowa sporządzona na jednej kartce może rozstrzygnąć, kto ma rację, gdy pojawią się rozbieżne wspomnienia. Z tych względów zaleca się zawieranie na piśmie wszelkich umów istotnych z punktu widzenia finansów lub długofalowych konsekwencji.
Podsumowanie – czy każda umowa musi być pisemna?
Nie każda umowa musi mieć formę pisemną, a ogromna część codziennych czynności prawnych dochodzi do skutku w sposób ustny lub dorozumiany. Jednak w przypadku wielu ważnych umów ustawodawca zastrzega szczególną formę – pisemną, dokumentową, elektroniczną lub akt notarialny. Niezachowanie właściwej formy może prowadzić do nieważności zobowiązania albo poważnych problemów dowodowych. Świadome korzystanie z tych reguł pozwala ograniczyć ryzyko i wzmocnić swoją pozycję w obrocie prawnym. Z praktycznego punktu widzenia, zawsze gdy w grę wchodzą większe kwoty, długi czas trwania współpracy lub złożone świadczenia, warto zadbać o jasną, przejrzystą i utrwaloną na piśmie treść porozumienia. Dzięki temu zarówno konsumenci, jak i przedsiębiorcy zyskują większą pewność co do swoich praw i obowiązków.
