Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci w terminie

Każdy przedsiębiorca prowadząc współpracę handlową z innymi podmiotami ryzykuje, że kontrahent nie ureguluje swoich zobowiązań w ustalonym terminie. Opóźnienia w bywają przyczyną trudności finansowych, zaburzeń płynności oraz narastających sporów. Warto poznać dostępne narzędzia prawne i procedury, które pozwolą zminimalizować straty i wymusić zapłatę w sposób skuteczny.

Zrozumienie prawa a opóźnienia w płatnościach

Podstawą relacji każdej współpracy handlowej jest umowa, która określa termin i sposób płatności. Przewidzenie w niej klauzul dotyczących odsetek za opóźnienie lub kar umownych może stanowić ważny argument w razie sporu. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, wierzyciel uprawniony jest do żądania odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki, chyba że strony ustaliły inne stawki. Warto też pamiętać o Dyrektywie Parlamentu Europejskiego 2011/7/UE, która wprowadza dobrowolną zasadę 30-dniowego terminu płatności w transakcjach handlowych między przedsiębiorcami oraz rekomenduje maksymalnie 60 dni w razie uzasadnionych wyjątków.

Podstawy prawne

• Kodeks cywilny – regulacje dotyczące art. 481 i 482 o odsetkach za zwłokę
• Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (ustawa z 8 marca 2013 r.)
• Dyrektywa 2011/7/UE w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach
• Prawo przedsiębiorców – uprawnienia i obowiązki stron umowy

Działania prewencyjne przed podpisaniem umowy

Kluczem do ograniczenia ryzyka braku zapłaty jest starannie przygotowana dokumentacja i weryfikacja kontrahenta. Przed podpisaniem umowy warto:

• Sprawdzić wiarygodność finansową w rejestrach gospodarczych, KRS czy biurach informacji gospodarczej.
• Ustalić formę zabezpieczenia – poręczenie, weksel, gwarancję bankową lub faktoring.
• Wprowadzić klauzule sankcyjne: odsetki karne, kary umowne, wypowiedzenie umowy w razie niewywiązania się z płatności.
• Określić procedurę rozstrzygania sporów: mediacja, arbitraż, właściwość sądu.

Dzięki temu już na wstępie można zwiększyć presję na rzetelne wywiązywanie się ze zobowiązań przez drugą stronę.

Wezwanie do zapłaty i alternatywne metody dochodzenia roszczeń

Gdy termin płatności mija, pierwszym krokiem powinno być wysłanie formalnego wezwania do zapłaty. Powinno ono zawierać:

• Dokładną kwotę zaległych należności, wraz z naliczonymi odsetkami.
• Wyznaczony nowy, nieprzekraczalny termin uregulowania długu.
• Informację o możliwych konsekwencjach prawnych: skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego lub windykacyjnego.

Wezwanie można doręczyć listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub drogą elektroniczną z potwierdzeniem doręczenia (np. e-mail z kwalifikowanym podpisem elektronicznym). W niektórych przypadkach warto rozważyć mediację lub postępowanie polubowne, które jest szybsze i tańsze od procesu sądowego. Korzystanie z usług centrum arbitrażu czy organizacji mediacyjnych może przynieść obustronne korzyści i przyspieszyć rozwiązanie sporu.

Postępowanie sądowe i windykacja komornicza

Jeżeli działania polubowne nie przyniosą rezultatu, pozostaje droga sądowa i egzekucja. W pierwszej kolejności należy złożyć pozew do właściwego sądu rejonowego – zazwyczaj tego, w którego okręgu działa dłużnik. Pozew powinien zawierać:

• Opis stanu faktycznego i listę dowodów (umowa, faktury, wezwania, korespondencja).
• Wartość przedmiotu sporu – na tej podstawie oblicza się opłatę sądową.
• Żądanie zasądzenia określonej kwoty wraz z odsetkami i kosztami postępowania.

Po wydaniu wyroku i uprawomocnieniu się orzeczenia wierzyciel może złożyć wniosek o nadanie klauzuli wykonalności i skierować sprawę do windykacji komorniczej. Komornik, działając na zlecenie wierzyciela, ma prawo zająć rachunek bankowy dłużnika, wynagrodzenie za pracę czy nieruchomości. Należy jednak liczyć się z dodatkowymi kosztami egzekucyjnymi, które w części obciąży nierzetelnego partnera, ale część może zostać pokryta z majątku wierzyciela.

Praktyczne wskazówki i dobre praktyki

• Regularnie monitoruj terminy płatności i stan należności wobec kontrahentów.
• Wprowadź przypomnienia automatyczne w systemie ERP lub CRM.
• Negocjuj warunki płatności – rozłóż większe faktury na raty.
• W razie opóźnienia – działaj szybko: krótki termin od wezwania do skierowania sprawy do sądu zwiększa szansę spłaty.
• Utrzymuj dokumentację korespondencji i dowodów – pełen komplet akt ułatwi wygraną przed sądem.
• Rozważ skorzystanie z usług profesjonalnych firm windykacyjnych – ich specjalistyczna wiedza może skrócić czas dochodzenia roszczeń.

Stosując powyższe rozwiązania, każdy przedsiębiorca może skuteczniej egzekwować swoje należności i minimalizować negatywne skutki braku płatności ze strony kontrahenta.