Artykuł poświęcony jest praktycznemu omówieniu sposobu przygotowania pisma o sprostowanie dane osobowe adresowanego do administratora danych. W kolejnych częściach przedstawione zostaną obowiązujące przepisy, niezbędne elementy dokumentu oraz przykładowa konstrukcja wniosku, co pozwoli czytelnikowi na samodzielne sporządzenie skutecznego pisma.
Podstawa prawna i zakres uprawnień
Prawo do sprostowania danych osobowych wynika z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego powszechnie RODO. Zgodnie z art. 16 tego rozporządzenia każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać od administratora niezwłoczne sprostowanie nieprawidłowych danych. Warto pamiętać, że:
- we wszystkich państwach członkowskich UE obowiązuje jednolita regulacja,
- administrator ma obowiązek informować odbiorców danych o dokonanym sprostowaniu,
- dane należy sprostować bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania wniosku.
Przesłanką do żądania sprostowania jest przede wszystkim stwierdzenie nieaktualności, niepełności lub błędów w przechowywanych informacjach.
Elementy pisma o sprostowanie danych
Pismo korygujące dane osobowe powinno zawierać następujące elementy:
- oznaczenie dokumentu (np. „Wniosek o sprostowanie danych osobowych”);
- dane wnioskodawcy: imię, nazwisko, adres korespondencyjny, ewentualnie numer telefonu czy adres e-mail;
- dane administratora: pełna nazwa i adres podmiotu przetwarzającego;
- przedmiot wniosku – wskazanie konkretnych informacji, które podlegają sprostowanie;
- uzasadnienie – opis przyczyn i okoliczności, które dowodzą, że dane są nieprawidłowe;
- prośba o potwierdzenie wykonania sprostowania oraz przekazanie informacji o odbiorcach danych;
- podpis wnioskodawcy oraz datę.
Brak któregokolwiek z wyżej wymienionych elementów może skutkować wezwaniem do uzupełnienia wniosku lub odmową jego rozpatrzenia.
Procedura i terminy postępowania
Po otrzymaniu wniosku o sprostowanie administrator ma obowiązek zweryfikować zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby skontaktować się z wnioskodawcą w celu wyjaśnień. Na podjęcie decyzji przewidziany został termin jednego miesiąca, który w skomplikowanych przypadkach można przedłużyć o kolejne dwa tygodnie, jednak po poinformowaniu wnioskodawcy o przyczynach opóźnienia.
Możliwe działania administratora
- uznanie wniosku i dokonanie sprostowanie;
- częściowe uwzględnienie, na przykład sprostowanie tylko wybranych elementów;
- odmowa – gdy brak podstaw do zmiany danych lub wniosek jest niepełny.
W przypadku odmowy lub braku odpowiedzi w wyznaczonym czasie osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego (w Polsce jest to Prezes UODO) lub wystąpić na drogę sądową.
Przykładowa konstrukcja wniosku
Poniżej znajduje się wzorcowy układ pisma, który można dostosować do indywidualnych okoliczności:
- miejscowość i data;
- adresat: nazwa administratora i adres;
- tytuł wniosku z odpowiednim oznaczeniem;
- treść wniosku:
- oświadczenie o byciu osobą, której dotyczą dane,
- szczegółowy opis nieprawidłowości,
- propozycja prawidłowej treści danych,
- żądanie poinformowania o dokonanych czynnościach,
- załączniki: kopie dokumentów potwierdzających konieczność sprostowania,
- podpis i dane kontaktowe wnioskodawcy.
Ważne jest, by dokument był czytelny i zawierał wszystkie niezbędne informacje – w przeciwnym wypadku może zostać zwrócony do poprawy.
Uprawnienia i środki odwoławcze
Osoba, której dane dotyczą, może w każdej chwili skorzystać z dodatkowych uprawnienia przewidzianych w RODO, np. prawo dostępu, usunięcia czy ograniczenia przetwarzanie. Gdy administrator nie odpowie lub odmówi, warto:
- złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy,
- skierować skargę do Prezesa UODO,
- wnioskować o ochronę praw przed sądem powszechnym.
Podstawową gwarancją ochrony jest prawo do uzyskania odpowiedź i wyjaśnień, co umacnia pozycję osoby zainteresowanej w relacji z administratorem.
Specjalne aspekty sprostowania
Część kategorii danych, takich jak elementy związane z profilowanie czy dane wrażliwe, może wymagać dodatkowych wyjaśnień. W sytuacji, gdy informacja oparte jest na analizie algorytmu, konieczne może być przedstawienie kryteriów użytych przy zbieraniu danych lub metod ich weryfikacji.
Transparentność i jasność wniosków oraz rzetelne uzasadnienie zwiększają szansę na szybkie i skuteczne sprostowanie.
